Zuletzt aktualisiert: 27.10.2025
TLDR
Dieser Leitfaden zeigt, wie mittelständische Unternehmen praxistaugliche Social-Media-Guidelines erstellen, ausrollen und im Alltag leben. Er enthält eine schlanke Vorlage, klare Do’s & Don’ts je Kanal und einen kompakten Krisenplan. Recht und Betriebsrat führen wir am Ende kurz auf. Für Regeln je Plattform orientiert ihr euch an den offiziellen Community-Richtlinien.
- Vorlage mit 9 Kapiteln für Teams bis 500 Mitarbeitende
- Do’s & Don’ts für Instagram, LinkedIn und TikTok
- Krisenmatrix mit Rollen, Zeiten und Meldewegen
Was sind Social-Media-Guidelines?
Social-Media-Guidelines geben Teams Sicherheit, weil sie Tonalität, Verantwortlichkeiten und Grenzen klar regeln. Außerdem beschleunigen sie Freigaben und senken Risiken, da Checklisten und Eskalationswege Missverständnisse vermeiden. Dieser Leitfaden führt euch Schritt für Schritt von der Zieldefinition bis zum Rollout. Für kanalbezogene Regeln verlinkt ihr die offiziellen Policies der Plattformen und aktualisiert sie jährlich. Facebook+1
Welche Ziele und Geltung braucht euer Guideline-Dokument?
Formuliert zuerst Zweck, Zielgruppen und Geltungsbereich: interne Profile, Corporate Accounts und persönliche Accounts im beruflichen Kontext. Legt fest, wer Guidelines freigibt, wer sie pflegt und wann ein Review stattfindet. Anschließend benennt ihr verbindliche Kanäle, Content-Arten und Verantwortliche pro Kanal. Verweist im Dokument auf die gültigen Community-Richtlinien, damit euer Team bei Änderungen schnell nachschlagen kann. Facebook
Wie strukturiert ihr die Inhalte schlank und verständlich?
Übernehmt diesen Aufbau:
1) Zweck und Geltung
2) Rollen und Verantwortlichkeiten
3) Kanäle und Tonalität
4) Content-Arten
5) Do’s & Don’ts je Plattform
6) Freigaben
7) Monitoring und Moderation
8) Sicherheit
9) Krisenplan und Übungen
Haltet jedes Kapitel kurz, ergänzt Beispiele und hinterlegt eine einseitige Pre-Post-Checklist. Verlinkt plattformspezifische Regeln statt sie zu kopieren, damit euer Dokument kompakt bleibt.
Mehr Vorlagen für Redaktionsprozesse und Teamwork findet ihr in unserem Bereich Content Creation. Außerdem unterstützt unsere Übersicht Social Media Marketing bei Auswahl und Pflege eurer Kanäle.
Welche Do’s gelten kanalübergreifend?
Welche Don’ts solltet ihr ausdrücklich benennen?
Verbietet Irreführung, die Nutzung von Multiuser- bzw. Fake-Profilen, Spam-Taktiken, potenzielle Hate Speech, ungekennzeichnete Werbung und riskante Gewinnspiele. Untersagt außerdem das Veröffentlichen geschützter Medien ohne Rechte. Da Regelverstöße zu Einschränkungen bis Kontosperren führen können, verweist ihr im Zweifel direkt auf die Durchsetzungs- und Sanktionsseiten der Plattformen. LinkedIn+1
Was ist pro Plattform besonders wichtig?
Instagram: Verweist auf die Gemeinschaftsrichtlinien und die Safety-Updates, zum Beispiel zu Authentizität und Schutz Minderjähriger. Haltet Regeln zu Musiknutzung, Direktnachrichten und UGC fest und schult euer Team jährlich. Facebook+1
LinkedIn: Orientiert euch an den Professional Community Policies für Tonalität, Anti-Spam, Fake-Accounts und Outreach. Legt interne Grenzen für Automatisierung, Kaltakquise und Kommentare fest und dokumentiert erlaubte Tools. LinkedIn
TikTok: Nutzt die Community Guidelines sowie die Hinweise zu Content-Verstößen und Bans. Definiert Do’s & Don’ts für Duette, Trends und Effekte und hinterlegt Freigabeschritte für Marken-Sounds. TikTok Support+1
Wie sieht ein praktikabler Freigabe-Workflow aus?
Wie gestaltet ihr einen schnellen Krisenplan?
Checklisten für den Alltag
Pre-Post-Check: Fakten, Quellen und Rechte prüfen; Call-to-Action, Alt-Texte, Hashtags und Impressumslink kontrollieren.
Post-Publishing: Monitoring starten, Antworten priorisieren, Eskalationsgründe protokollieren und Ergebnisse dokumentieren.
Außerdem aktualisiert ihr monatlich die „Top-Risiken“ und ergänzt Beispiele. Verweist jeweils auf die Policy-Seiten der genutzten Plattformen. LinkedIn
Kopiervorlage: 1-Seite „Social-Media-Guidelines (KMU)“
Geltung: alle Mitarbeitenden und Dienstleister.
Ziele: Schutz von Marke, Menschen und Geschäft.
Regeln: Tonalität, Quellen, Kennzeichnung und Moderation.
Plattformen: siehe verlinkte Policies im Handbuch.
Freigaben: Standard mit Vier-Augen-Prinzip; High-Risk mit zusätzlicher PR- und Fachfreigabe.
Krisen: Eskalationsmatrix verwenden, Meldewege einhalten, Statements nutzen, Monitoring dokumentieren. transparency.meta.com
Kurzinfo Recht & Betriebsrat
Richtet Inhalte an den Plattform-Policies aus und beachtet zusätzlich Impressum, Kennzeichnung und Datenschutz. Sobald Tools Verhalten oder Leistung überwachen können, entsteht Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG; plant daher die Abstimmung des Betriebsrats ein. Haltet diese Hinweise kurz und verweist für Details auf eure Rechtsabteilung. Gesetze im Internet
Fazit
Klare, kurze Guidelines machen Social-Media-Arbeit schneller und sicherer. Mit Vorlage, Do’s & Don’ts und Krisenmatrix schafft ihr Verlässlichkeit im Team. Aktualisiert das Dokument quartalsweise und übt Reaktionen. Wenn ihr Unterstützung braucht, entwickelt Mediatouch eure Guidelines, schult Teams und moderiert Drills.
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FAQ
Der Kern umfasst Zweck und Geltung, Rollen, Kanäle und Tonalität, Do’s & Don’ts je Plattform, Freigaben, Moderation und Monitoring, Sicherheit sowie einen kompakten Krisenplan. Verlinkt die offiziellen Richtlinien der genutzten Plattformen, statt Inhalte zu kopieren. So bleibt euer Dokument kurz und aktuell und kann jährlich mit wenig Aufwand gepflegt werden.
Bewährt sind zwei Pfade: Standard mit Vier-Augen-Prinzip für Alltags-Posts und High-Risk mit zusätzlicher PR- und Fachfreigabe für Kampagnen, sensible Themen oder Paid-Maßnahmen. Hinterlegt Reaktionszeiten, Backups und ein Risiko-Feld im Redaktionskalender. Ergänzt Eskalationsschritte für Kontosperrungen und dokumentiert Entscheidungen im System.
Do: Klare Sprache, korrekte Quellen, Kennzeichnung, respektvolle Moderation, Zwei-Faktor, barrierearme Inhalte. Don’t: Irreführung, Fake-Profile, Spam-Taktiken, Hate Speech, unklare Gewinnspiele, Urheberrechtsverstöße. Verweist im Zweifel auf die Community-Richtlinien der Plattformen und nutzt kurze Beispiele im Handbuch für wiederkehrende Situationen.
Nutzt eine Stufenmatrix von Vorfall bis Krise sowie klare Meldewege, Zeiten und Rollen. Hinterlegt Q&As, Holding Statements und Monitoring-Trigger. Übt den Ablauf zweimal pro Jahr und dokumentiert Learnings. Bewährt sich ein kompakter Annex mit Kontaktliste, Sperrtexten und Verantwortlichkeiten, der bei Personalwechseln schnell aktualisiert werden kann.
Recht: Richtet Inhalte an Plattform-Richtlinien aus und beachtet Impressum, Kennzeichnung und Datenschutz. Betriebsrat: Bei Tools mit Überwachungsbezug greift Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG. Verweist im Dokument auf eure Rechtsabteilung und plant die Abstimmung ein. Haltet die Hinweise kurz und aktualisiert sie bei Tool- oder Policy-Wechseln.
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